Обязанности.

Без особого рода знаний, умений и навыков секретарю не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит:

· учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;

· оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т . п ;

· подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;

· оформление протоколов рассылок выписок из них;

· анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;

· подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам и съездам;

· прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;

· организация приемов посетителей;

· прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы.

Кроме работы с документами в обязанности секретаря включаются функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:

· техническое обеспечение работы руководителя;

· подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний;

· организация приема работников и посетителей;

· телефонное обслуживание;

· подготовка командировок;

· организация презентаций и специальных приемов гостей;

· стенографирование;

· контроль за праздничными и юбилейными датами;

· обработка почты;

· машинописные работы;

· сбор деловой информации и ее реферирование по заданию директора;

· сбор материалов для докладов и речей руководителя;

· ведение табеля учета рабочего времени и т.д.

Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но и приведенный перечень дает представление о специфике секретарской работы, в связи с чем уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря.

Особенностью работы также является постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания. Оценивать и принимать быстрые и верные решения.

Вывод

.

Помните: ваши ошибки – это ошибки того должностного лица, в структурном подразделении которого вы работаете.

Приступая к работе, ответьте себе на следующие вопросы: Что нужно сделать? Как? Когда? Какой ожидаемый результат?

Немного размышления, чуточку здравого смысла, оперативности – и все готово. Если вы целеустремленная и организованная, деловая, доброжелательная в общении с окружающими, обаятельная и привлекательная, то профессия секретарь ждет вас.

Другие материалы