Хранение документов, связанных с приемом и обслуживанием иностранных делегаций

Как и любые другие, документы, связанные с приемом и обслуживанием иностранных делегаций и в особенности - подтверждающие представительские расходы, имеют свои сроки хранения. Но если первичные учетные документы, на основании которых эти расходы были отражены в бухгалтерском учете и налогообложении, чаще всего хранятся в бухгалтерии, то организовывать хранение остальных «представительских» документов, скорее всего, придется секретарю.

В хорошо известном вам Перечне типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденном постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38, есть целый раздел 6 «Внешнеэкономическая деятельность». Приведем некоторые сроки хранения документов, связанных с приемом иностранных делегаций, перечисленные в этом нормативном акте:

Номер статьи

Вид и название документа

Срок хранения документов

в учреждениях, организациях, на предприятиях, являющихся источниками комплектования государственных архивов

в учреждениях, организациях, на предприятиях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов

924

Правила приема и обслуживания иностранных делегаций и официальных лиц:

924.1

по месту разработки

Пост.

До замены новыми

924.2

в других организациях

До замены новыми

-"-

925

Предложения посольств к визитам

Пост.

926

Протоколы совещаний по подготовке визитов иностранных делегаций и официальных лиц

-"-

3 г.

928

Планы приема иностранных делегаций и официальных лиц

5 л. ЭПК

-"-

930

Отчеты о результатах визитов иностранных делегаций и официальных лиц

Пост.

-"-

932

Списки членов иностранных делегаций

-"-

933

Письма с сообщениями о предстоящих визитах иностранных делегаций и официальных лиц

Пост.

3 г.

934

Переписка о подготовке и проведении встреч с иностранными партнерами

5 л. ЭПК

-"-

935

Переписка по организации приема и согласованию программ пребывания иностранных делегаций

-"-

-"-

936

Журналы учета встреч с представителями иностранных государств и юридических лиц

Пост.

5 л.

952

Стенограммы и протоколы переговоров по вопросам внешнеэкономического сотрудничества

Пост.

10 л.

954

Справки и сведения о подготовленных к подписанию внешнеэкономических соглашениях, программах, договорах

-"-

3 г.

956

Перечни вопросов, выносимых для обсуждения на официальных встречах (переговорах)

-"-

-"-

957

Программы переговоров

-"-

-"-

958

Списки полномочных представителей и экспертов на переговорах

-"-

960

Переписка о ходе и результатах переговоров с иностранными внешнеэкономическими организациями и юридическими лицами

-"-

-"-

Перейти на страницу: 1 2

Другие материалы