Программа пребывания иностранной делегации

Программу пребывания иностранной делегации обычно составляет лицо, ответственное за организацию ее приема. Однако зачастую (особенно если главный «ответственный» занимает достаточно высокую должность или загружен более важными проблемами) всю «черновую» работу поручают вести… В общем, вы уже догадались, кому. Как известно, именно секретарь чаще всего является одним из главных организаторов всевозможных мероприятий, и вряд ли такое значимое событие, как приезд иностранной делегации, пройдет без его активного участия.

Необходимо помнить, что программа пребывания иностранной делегации, утвержденная руководителем организации, является тем «рамочным» документом, на основании которого составляется смета расходов и в дальнейшем производится их списание в бухгалтерском и налоговом учете. Другими словами, это один из важнейших документов не только для организаторов приема иностранной делегации, но и для бухгалтерии.

Строго говоря, необходимо составить и утвердить не одну, а сразу две программы. Одну официальную - для руководства, гостей изза рубежа и отчетности. Готовится она на двух языках (русском или белорусском и языке приехавших) и вручается всем членам делегации сразу же после их прибытия. В данном документе должны быть по дням и часам расписаны все «этапы» пребывания гостей в нашей стране. Особым шиком считается изготовление «гостевого» варианта программы на высококачественной бумаге типографским способом.

Второй вариант программы является рабочим документом для организаторов приема иностранной делегации, который будут использовать все работники организации, так или иначе задействованные в каждом из входящих в программу мероприятий. Поэтому ее еще называют рабочей программой. В этом документе, являющимся расширенным вариантом официальной программы, должна быть подробно расписана следующая информация:

- лица, встречающие членов иностранной делегации после приезда (прилета) и провожающие их;

- дата, день недели, время начала и место проведения каждого мероприятия;

- ответственное за данное мероприятие лицо (лица);

- количество приглашенных лиц и участников каждого мероприятия;

- места питания членов иностранной делегации и сопровождающих лиц;

- вопросы транспортного и бытового обслуживания;

- организация культурной программы;

- вопросы, связанные с работой переводчика (если кто­то из сопровождающих лиц владеет необходимым иностранным языком, то, возможно, присутствие переводчика не является обязательным на всех мероприятиях), и т.д.

В зависимости от вида деятельности конкретной принимающей организации, планируемых к обсуждению или подписанию документов и множества других факторов в рабочую программу могут быть включены некоторые «специфические» мероприятия (например, посещение филиалов организации и т.п.).

Приведем пример приказа об утверждении общей программы пребывания иностранной делегации.

ООО «Лютик» УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО «Лютик»

18 июня 2009 г.

И.И. Иванов

ПРОГРАММА

18.06.2009 № 1

г. Минск

пребывания иностранной делегации из Великобритании

Данная программа разработана в связи с пребыванием иностранной делегации в количестве 4 человек (представители компании «Пофигруп лимитед») в г. Минске.

Цель приезда делегации: проведение переговоров _. Срок пребывания - 3 дня, с 22 по 24 июня 2009 г. включительно.

Ответственный за прием иностранной делегации - Петров П.П. Лица, сопровождающие делегацию:

Петров П.П., Славиков С.С. и Эшмакунова О.О.

Программа пребывания представителей компании «Пофигруп лимитед» в Республике Беларусь в период с 22 по 24 июня 2009 г. состоит из следующих мероприятий:

Дата, день недели

Время

Мероприятие

Ответственные лица

22 июня,

понедельник

12.00

Встреча в аэропорту

Петров П.П.

Славиков С.С.

Эшмакунова О.О.

13.30

Размещение в гостинице «Европа»

15.00

Обед в ресторане гостиницы «Европа»

16.30

Экскурсия по г. Минску

Эшмакунова О.О.

19.00

Официальный ужин с руководством ООО «Лютик»

Петров П.П.

23 июня,

вторник

9.00

Завтрак в ресторане гостиницы «Европа»

Славиков С.С.

10.00

Посещение производственных подразделений ООО «Лютик»

Славиков С.С.

12.00

Переговоры

Петров П.П.

14.00

Обед в ресторане «Журавинка»

Эшмакунова О.О.

16.00

Продолжение переговоров

Петров П.П

19.00

Концерт во Дворце Республики

Эшмакунова О.О.

24 июня,

среда

9.00

Завтрак в ресторане гостиницы «Европа»

Славиков С.С.

10.00

Завершение переговоров. Подписание итоговых документов

Петров П.П

12.00

Фуршет в офисе ООО «Лютик»

Эшмакунова О.О.

14.00

Свободное время

17.00

Официальный обед с руководством ООО «Лютик»

Петров П.П

19.00

Проводы в аэропорту

Петров П.П.

Славиков С.С.

Эшмакунова О.О.

Перейти на страницу: 1 2

Другие материалы