Приказ о приеме иностранной делегации и назначении лица, ответственного за проведение этого мероприятия

Приказ о приеме иностранной делегации и назначении лица, ответственного за проведение этого мероприятия (далее - приказ), должен быть подготовлен заблаговременно, чтобы у назначенных «крайними» сотрудников было время для подготовки. Приказом, вопервых, назначается главное ответственное за прием иностранной делегации должностное лицо, указания которого, связанные с данным поручением, должны выполнять все остальные. Во­вторых, в приказе указывается цель приезда иностранной делегации, время ее пребывания в нашей стране, количество членов делегации, а также работники, сопровождающие делегацию.

Кроме того, в приказе можно оговорить и некоторые технические вопросы: место проживания иностранной делегации, организацию питания ее членов с указанием, за чей счет производится оплата, вопросы обеспечения перевода с родного языка зарубежных гостей на русский (напомним, что во время проведения переговоров необходим синхронный перевод), сроки отчета лица, ответственного за прием иностранной делегации, и т.д.

Приведем пример приказа о приеме иностранной делегации и назначении лица, ответственного за проведение этого мероприятия.

ООО «Лютик»

ПРИКАЗ

01.06.2009 № 50

г. Минске

О приеме иностранной делегации из Великобритании

Для ведения переговоров с компанией «Пофигруп лимитед» с целью в ООО «Лютик» прибывает делегация во главе с генеральным директором господином Джоном Литлвиком в количестве 4 (четырех) человек на срок 3 дня с 22 по 24 июня 2009 г. включительно.

В связи с этим ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить ответственным за организацию приема иностранной делегации коммерческого директора Петрова П.П.

2. Назначить сопровождающими иностранную делегацию следующих лиц:

- коммерческого директора Петрова П.П.;

- начальника отдела маркетинга Славикова С.С.;

- секретаряреферента Эшмакунову О.О.

3. Ответственному за организацию приема иностранной делегации Петрову П.П. в течение недели разработать и представить на утверждение программу пребывания делегации «Пофигруп лимитед».

4. Главному бухгалтеру Ларионовой М.И. подготовить проект сметы расходов на прием и обслуживание иностранной делегации и обеспечить оплату соответствующих договоров, а также выдачу под отчет необходимых наличных денежных средств ответственному за организацию приема иностранной делегации и сопровождающим лицам.

5. Секретарюреференту Эшмакуновой О.О.:

- обеспечить бронирование мест для членов иностранной делегации в гостинице «Европа»;

- организовать питание членов делегации и сопровождающих их лиц за счет ООО «Лютик», а также их транспортное обслуживание;

- найти переводчика нужной квалификации (английский язык, синхронный перевод) и заключить с ним договор подряда на время пребывания иностранной делегации в Республике Беларусь.

6. Ответственному за организацию приема иностранной делегации Петрову П.П. в трехдневный срок по завершении приема представить отчет о приеме иностранной делегации.

7. Работникам, получившим наличные денежные средства на представительские расходы, в трехдневный срок по завершении приема иностранной делегации представить в бухгалтерию авансовые отчеты о произведенных расходах и вернуть неиспользованные денежные средства в кассу ООО «Лютик».

Генеральный директор ООО «Лютик» Иванов И.И. Иванов

Другие материалы