Документальное оформление представительских расходов

Как уже упоминалось выше, законодательством Республики Беларусь не установлена форма документов, которыми должны оформляться представительские расходы. Поэтому они должны быть разработаны организацией самостоятельно, но с обязательным учетом требований ст. 9 Закона о бухучете.

Кроме того, нам понадобятся еще несколько положений данного законодательного акта. По общему правилу, установленному Законом о бухучете, перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации. Естественно, это относится и к документам, которыми в вашей организации будут оформляться представительские расходы. Конечно, хорошо, когда этот перечень совпадает с уже имеющимся в бухгалтерии, но, возможно, в последний придется внести дополнения, связанные именно с обязанностями по приему зарубежных гостей.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции и которые связаны с поступлением или выплатой денежных средств, должны подписываться только руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Поэтому на период подготовки и проведения встречи иностранной делегации необходимо позаботиться о том, чтобы или само руководство, или лица, обладающие необходимыми полномочиями, всегда находились «в зоне доступа».

И последнее, о чем нужно помнить: любой первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции. И только если это не представляется возможным по тем или иным «техническим» причинам, его разрешается оформлять непосредственно после ее совершения. Занимаясь организацией приема зарубежных гостей, возьмите себе за правило проверять все документы, связанные с представительскими расходами, сразу же после их получения, консультируясь в случае необходимости с бухгалтерскими службами. Понятно, что по горячим следам гораздо проще исправлять ошибки. А их, к сожалению, избежать очень трудно.

Для того чтобы обосновать включение тех или иных расходов в состав представительских, организации необходимо самостоятельно разработать порядок и процедуру приема иностранных делегаций и отдельных лиц. К этому вопросу нужно подходить, что называется, творчески. Если гости изза рубежа стали считать вашу организацию «своим вторым домом», т.е. прием иностранных делегаций и отдельных лиц носит у вас систематический характер, то лучше разработать и утвердить отдельное положение об учете представительских расходов организации. В нем должен быть указан порядок решения следующих вопросов:

- приема иностранных делегаций и отдельных лиц;

- назначения ответственных за подобный прием работников, в том числе специалистов организации, имеющих право участвовать в переговорах, а также должностных лиц, ответственных за разработку программы пребывания и составление сметы расходов;

- выдачи подотчетных сумм на представительские расходы (перечень, работников организации, которые могут получать средства на указанные расходы под отчет);

- расходования средств на представительские расходы;

- документального оформления представительских расходов с указанием срока представления отчетов и документов, подтверждающих фактические расходы.

Перейти на страницу: 1 2

Другие материалы