Что такое представительские расходы

Одно из определений представительских расходов приведено в п. 3.1 ст. 16 Методических указаний по составу и учету издержек обращения (производства), финансовых результатов деятельности организаций торговли и общественного питания, утвержденных приказом Министерства торговли Республики Беларусь от 20.09.2002 № 86 (далее - Методические указания). В нем говорится, что представительскими расходами являются затраты, связанные с проведением встреч и официальных приемов представителей тех организаций, которые сотрудничают или намерены установить деловые контакты с торговой организацией (фирмой).

Основанием для списания указанных расходов на издержки обращения (говоря проще, для включения их в затраты организации для целей бухгалтерского учета) является акт на проведенное мероприятие с указанием цели, даты, места его проведения, состава участников, ассортимента приобретенных и использованных продуктов и т.п., а также общей суммы использованных на эти цели средств. Кроме того, к акту должны быть приложены первичные документы, подтверждающие факт оплаты (получения) товарно-материальных ценностей, работ, услуг.

Здесь придется сделать «лирическое отступление» и поговорить о том, что такое первичный документ и чем он отличается от всех других документов, тысячами проходящих через ваши руки. Кстати, именно незнание данного различия чаще всего и приводит секретарей (да и большинство других, не имеющих экономического образования работников) к конфликтам с бухгалтерскими службами.

Возможно, вы будете искренне удивлены, но бухгалтеру совершенно безразлично, КАК ОФОРМЛЕН тот или иной документ. Для него все эти поля, интервалы между строчками и абзацные отступы означают приблизительно то же самое, что для вас дебет, кредит и реформация баланса, а именно - НИЧЕГО! Аналогичный вывод можно сделать и относительно большинства обязательных реквизитов документов, о которых наш журнал не устает вам рассказывать.

У бухгалтеров есть множество своих «советчиков» в работе, и главным из них является Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее - Закон о бухучете). Отступление от его положений для настоящего бухгалтера выглядит просто кощунственным (чем и объясняется столь бурная реакция вашей Мариванны на неправильно, по ее мнению, оформленные документы). А согласно ст. 9 этого документа факт совершения любой хозяйственной операции (причем неважно, покупка это нефтяного месторождения или приобретение коробки скрепок в соседнем киоске) должен быть подтвержден первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции.

При этом (внимание!) первичные учетные документы принимаются к бухгалтерскому учету только в том случае, когда они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Что представляют из себя эти альбомы унифицированных форм вам, в принципе, знать совсем не обязательно. Но если тот или иной документ напечатан типографским способом, то, скорее всего, те, кто потратил средства на его изготовление, сделал это как положено.

В то же время ст. 9 Закона о бухучете содержит и исключение из только что приведенного правила: форма используемых организацией первичных учетных документов может быть и не предусмотрена в вышеуказанных альбомах (забежим вперед и отметим, что документы по представительским расходам в них как раз отсутствуют), но в этом случае они должны содержать несколько обязательных реквизитов.

Перейти на страницу: 1 2 3

Другие материалы